Bestuursvergaderingen

Bestuursvergadering van 17 augustus 2017

 

Aanwezig : Eugeen, Marc, Herman en Jan

 

Op de agenda stonden de volgende punten:

 

- het lidgeld blijft 40 euro per jaar, hetzelfde als vorig jaar . De fotoclub houdt daar niets aan over omdat

  alles naar de OVU en het CvB gaan.

- fotoshoots zijn er voor de liefhebbers op 9 september, 14  oktober en 18 november. Telkens in Grotenberge

  waar de jaarlijkse bbq plaats vindt.

- ook in het komende clubjaar zal er uitgebreid aandacht aan LIGHTROOM besteed worden . De lessen

  zullen per module zijn . Die " praktijklessen" zullen om 21u beginnen in plaats van 20u. De niet geïnteresseerden

  kunnen dan om 21u de vergadering verlaten . De organisatie daarvan zal in handen zijn van Herman ( Peter ? )

- het weekend Maaseik kwam ook ter sprake .

- het programma van september en oktober werd ook opgesteld .

- de kennismaking van onze gloednieuwe website met al zijn mogelijkheden .

- de kosten die ik gemaakt heb als secretaris wordt mij terugbetaald.

 

9 september: fotoshoot in het OC Grotenberge vanaf 13u30.

 

 

dan nog het volgende:

OP 6 SEPTEMBER MOETEN DE FOTO'S INGELEVERD WORDEN VOOR DE OVU- HERFSTWEDSTRIJD.

HET THEMA IS  - MOBILITEIT -

De deelnemers worden vriendelijk gevraagd vòòr 3 september de titels voor zwart/wit en kleur naar mij te sturen.

Zo heb je uw etiketten om achteraan de foto's te kleven.

Afmetingen voor uw foto's: 20-30 in een passepartout van 30 op 40 cm of een foto van 30cm op 40 cm opgekleefd.

 

MAG IK DAN OOK NOG VRAGEN HET LIDGELD VOOR 1 OKTOBER OP DE REKENING VAN DE CLUB TE STORTEN AUB !!!

 

 

Bestuursvergadering van 23 november  2017

 

Aanwezig : Eugeen, Marc, Jan en Herman

 

Volgende punten werden besproken:

 

Opstellen van de kalender voor de maanden december 2017 en januari en februari 2018.

Sommige mensen ondervinden problemen met de agenda van de website. Daarom wordt er op de site een aparte pagina voorzien waar de verschillende data zullen op weergegeven worden.

 

Er wordt ook een aankoopronde voor karton georganiseerd. Details zullen ook op de website komen.

 

Voor de nieuwjaarsreceptie die doorgaat op 10 januari 2018 dient er zo vlug mogelijk ingeschreven te worden. (vergadering van 06/12 komt dit aan bod).

 

03/02 is er ons jaarlijks eetfestijn dat doorgaat in het ontmoetingscentrum Strijpen. Verdere details volgen!

 

 

Verslag van de bestuursvergadering van 04/07/2018

 

Aanwezig: Ludo, Jan, Anja, Kim en Herman

 

Locatie: Meileken

 

Notulen:

 

1) Aan de bestuursleden werd door de voorzitter gevraagd om op voorhand een lijstje op te stellen van de punten die we in het komende seizoen willen aanpakken en of doen; hetgeen gebeurde.

Betreffende lijst werd aan het begin van de vergadering opgesteld; nadien werd  daaruit een prioriteitenlijst gedestilleerd. In grote lijnen komt die hier op neer:

  • Nagaan modaliteiten voor de oprichting van een VZW
  • Privacy wetgeving binnen onze vereniging: wat en hoe
  • Nieuwe locatie voor de vergaderingen
  • Opgelegde onderwerpen voor komend seizoen + volgorde
  • Opmaken kalender ledenvergaderingen
  • Opmaken kalender bestuursvergaderingen
  • Aankoop nieuwe beamer
  • Overdracht van documenten en materiaal van oud naar nieuw bestuur
  • Communicatie naar de leden toe : wat en hoe
  • Communicatie naar het OVU: wat en hoe
  • Communicatie naar de andere Clubs toe: wat en hoe
  • OVU: lid blijven of niet?
  • Organisatie van het fotosalon: wat kan beter?

Er werd toen besloten om in de eerste vergadering de meest dringende en vooral administratieve zaken te bespreken, zijnde:

 

2) Oprichten van een VZW:

 

Anja had reeds een aantal zaken opgezocht en deze werden binnen het bestuur besproken. Administratief betekent dit dat er een oprichtingsakte moet opgesteld worden, dat er een raad van bestuur moet zijn, dat er aangepaste statuten moeten zijn, dat er een gedetailleerde boekhouding moet komen... Kostprijs zou rond €160 liggen. Er werd afgesproken dat Anja zich hier verder gaat in verdiepen en dat zij het bestuur van de evolutie op de hoogte wordt gehouden. Naar verzekeringen toe heeft Ludo zich geëngageerd om meer info te vragen voor zowel een feitelijke vereniging (wat we nu zijn) en een VZW. De oprichting van een VZW dringt zich vooral op om de aansprakelijkheid weg te halen bij de leden.

 

3) Privacy wetgeving:

 

Hierover werd afgesproken dat Herman de nodige stappen zal nemen en dit proces zal begeleiden, dit in samenspraak met de andere bestuursleden.

 

4) Nieuw lokaal voor de ledenvergaderingen:

 

Hier lagen verschillende voorstellen op tafel; ontmoetingscentrum in Leeuwergem en Oombergen, café den Halt in Leeuwergem (niet open op woensdag) en café  ‘Het verval’ in Grotenberge. Alle locaties bieden het voordeel dat er meer ruimte is dan in de Cambrinus en dat ze ook beter toegankelijk zijn (lees: minder trappen). Na overleg werd beslist om voor ’het verval’ te kiezen en dit om volgende redenen: de zaal wordt ons gratis ter beschikking gesteld, er is verwarming, ze kan verduisterd worden. Er is ook een bergruimte aan voorzien... Ludo offert zich op om ter plaatse één en ander te gaan bespreken.

 

5) Overdracht financiële documenten:

 

Anja werd door Eugeen verwittigd dat alles klaar ligt bij hem om over te dragen aan het nieuwe bestuur. Zowel Anja als Jan gaan bij Eugeen langs om alles te regelen. Naast de financiële zaken zullen zij er bij Eugeen ook op aandringen om eventueel andere documenten, eigen aan de club, over te dragen.

 

6) Communicatie:

 

Op gebied van communicatie werd er unaniem beslist om een open beleid te voeren naar onze leden toe. Alle communicatie naar de leden toe zal verstuurd worden door Jan. Verslagen van de bestuursvergaderingen zullen, na goedkeuring van de bestuursleden, op de ledenpagina van de website geplaatst worden. Herman zal een mail maken die, eveneens na goedkeuring van het bestuur, naar het OVU zal verstuurd worden om hen in kennis te stellen van de wijzigingen binnen onze vereniging. De ander fotoverenigingen uit de regio zullen op dezelfde wijze aangeschreven worden.

 

7)Bestuursvergaderingen:

 

Deze zullen in de aanloopfase naar het nieuwe seizoen vaker gebeuren (eerstvolgende is voorzien voor 14 augustus). Nadat één en ander administratief in orde is, en nadat het komende seizoen degelijk is voorbereid, zullen deze om de zes weken ongeveer doorgaan. Dit om een degelijk programma voor onze leden te kunnen waarborgen en om de lopende bestuurszaken deftig te kunnen opvolgen.

 

8) Ledenvergaderingen:

 

Er werd beslist om op de eerste vergadering van het nieuwe seizoen en kleine receptie te houden om het nieuwe seizoen in te luiden. Eventuele nieuwe leden zal Ludo onder zijn vleugels nemen en die mensen alle info bezorgen over onze werking. In de eerste vergadering zal Herman een presentatie geven over de stand van zaken (administratie en financieel en ook het programma van het nieuwe werkjaar voorstellen). Naar de clubwedstrijd toe heeft Ludo de taak op zich genomen, om de ingeleverde werken te beoordelen en dit vooral op een constructieve en positieve manier. Hierbij is het ook de bedoeling om in dialoog te treden met de andere leden. Mensen die zich in de loop van het seizoen aanbieden als kandidaat nieuw lid, zullen ook door Ludo onder zijn vleugels genomen worden.

 

9) Aankoop nieuwe beamer:

 

Er werd unaniem beslist om een nieuwe beamer aan te schaffen voor het geven van workshops en dergelijke. Daarvoor werd een budget van +/- €1000 ter beschikking gesteld. Er wordt aan Peter gevraagd of hij al eens een paar toestellen wil opzoeken. Voor de presentatie van beeldmateriaal zal de vraag aan Peter gesteld worden om zijn toestel te mogen gebruiken.

 

10) Onderwerpen opgelegd thema:

 

De onderwerpen voor het opgelegde thema voor het komende seizoen zijn: abstract, nacht/avondfotografie en straatportret. De data voor het inleveren van de werken zal meegedeeld worden aan de leden bij de voorstelling van het komende werkjaar en ze zullen ook op de kalender van de website vermeld staan. De eerste inlevering is ‘abstract’.

 

11) Wedstrijd OVU:

 

Leden die wensen deel te nemen aan de OVU wedstrijd met als thema ‘Abstract’ moeten hun beelden inleveren op de eerste vergadering. Jan zal daarover de nodige communicatie voeren omdat er wel wat administratief werk komt bij kijken.

 

Opgemaakt op donderdag 05/07/2018 en goedgekeurd door het volledige bestuur.

 

 

 

 

Verslag van de bestuursvergadering van 13/08/2018

 

Aanwezig: Anja, Kim, Ludo, Jan en Herman

 

 

Update van de oprichtingsakte van de VZW

 

Met het voltallige bestuur werd de oprichtingsakte overlopen en werden de opmerkingen die na de eerste lezing werden gegeven, geëvalueerd. De aanpassingen werden, waar nodig, aangebracht. Een belangrijk item dat nog een oplossing moet vinden is het vinden van een hedendaagse naam voor onze vereniging. Daar zal op de eerste vergadering over gepraat worden. Jan zal aan de leden op voorhand al de vraag stellen om te brainstormen over de nieuwe naam. In de nieuwe naam moet het woord ‘Reflex’ (of een afgeleide) behouden blijven, dit om de origine van de club in eer te houden.

 

2) Update van de privacywetgeving

 

Alle documenten ivm de privacyverklaring zijn zo goed als klaar. Via de eerste nieuwsbrief, die eerstdaags naar de leden wordt verstuurd, zal deze verklaring aan de leden kenbaar gemaakt worden. Verder zal deze ook op de web site een plaatsje krijgen.

Ivm de privacywetgeving zullen er tegen de eerste vergadering ook formulieren worden gemaakt waarop de gegevens die we van de leden bewaren, zullen vermeld staan. Bij dat formulier zal de privacyverklaring bijgevoegd zijn. Er zal de leden gevraagd worden om deze documenten in te vullen, de gegevens re controleren en te ondertekenen (indien zij dit wensen uiteraard)

 

3) Jaarlijks eetfestijn ‘Varken aan ’t spit’

 

Volgend jaar gaat ons jaarlijks eetfestijn door op 2 februari in het ontmoetingscentrum in Strijpen. Aangezien wij in het verleden al een paar keer de opmerking kregen dat er mensen zijn die niet erg ‘vlees minded’ zijn, zal er voor volgende editie  de mogelijkheid zijn om eventueel vis of vegetarisch te eten. Meer details volgen.

 

4) Programma voor de eerste vier maanden van seizoen 2018 -2019

 

De verschillende activiteiten die zullen plaatsvinden tijdens de vergaderingen werden vast gelegd. Bij wijze van verrassing zal de agenda overlopen worden bij de feestelijke openingsvergadering op 12 september 2018 in Café ‘Den Engel’ in Grotenberge.

Tijdens de eerste vergadering is er een kleine receptie voorzien, ter verwelkoming van de nieuwe leden, en om het nieuwe seizoen in te zetten. Een presentatie is voor zien en zal gemaakt en gegeven worden door Herman.

 

5 Gebruik van materiaal van de leden

 

Er werd overeengekomen dat, bij gebruik van materiaal van de leden, een formuliertje zal ingevuld worden met het engagement dat, indien er schade aan het toestel komt door gebruik tijdens één van de activiteiten van de vereniging, de schade zal vergoed worden. Hierbij denken we vooral aan de beamer van Peter, die voorstelt om zijn toestel te gebruiken ipv veel geld uit te geven voor een gelijkwaardig nieuw toestel.

 

6) Stopzetten van de samenwerking met de ‘Cambrinus’

 

Om de samenwerking met de Cambrinus op een deftige manier af te sluiten, en ook uit erkentelijkheid voor de jaren dat wij er welkom waren, zullen Ludo en Herman op donderdagavond 16/08 de mensen van de Cambrinus persoonlijk op de hoogte brengen en hen ook duiden wat de reden is waarom dit gebeurt. Ludo zal dan verder afstemmen met Dirk en de rest van het bestuur om ons materiaal daar weg te halen en het te verhuizen naar het nieuwe lokaal.

 

7) Nieuwsbrief van onze vereniging

 

Op geregelde tijdstippen zullen nieuwsbrieven verstuurd worden naar onze leden met info over de clubwerking, met tips over de opgelegde onderwerpen en uiteindelijk met alles wat onze club aangaat.

In deze brieven zal er telkens een fotograaf of fotografe in de kijker geplaatst worden. De volgorde wordt gewoon bepaald door lot trekking. Voor de eerste editie werd Carine Gillis uitgeloot. Het is de bedoeling dat de fotograaf of fotografe een korte tekst schrijven over de manier waarop hij of zij met fotografie in aanraking zijn gekomen en hoe zij hun hobby beleven. Zij worden ook gevraagd om zes foto’s die op smugmug staan aan te duiden die in de brief kunnen gepubliceerd worden.

 

8) Volgende bestuursvergadering is voorzien op maandag 5 november 2018